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Offre d'emploi - Agent(e) de bureau

MRC logo article thumb medium300 0La Municipalité régionale de comté de Montcalm (MRC) dessert 10 municipalités et une population de plus de 53 666 citoyens(nes). Située à Sainte-Julienne dans Lanaudière, la MRC procède à un appel de candidatures pour pourvoir un poste d’agent(e) de bureau.

Poste syndiqué permanent à temps complet : 35 heures/semaine

Nature de la fonction

Sous l’autorité de la direction générale, la personne occupant cette fonction est responsable de l’accueil des visiteurs, des communications téléphoniques, du courrier, de la transcription et rédaction de documents et de la préparation des salles de réunions.  Elle doit assumer diverses tâches reliées au soutien administratif, au secrétariat des différents services de la MRC, notamment le greffe, incluant la gestion documentaire.  Elle peut être également appelée, à l’occasion, à supporter le secrétariat de direction.

Principales responsabilités

·          Accueil des visiteurs, répondre à leurs demandes d’information, les diriger vers les personnes et les services appropriés.

·          Répondre et acheminer toutes les communications téléphoniques.

·          Responsable, dans le respect des politiques et procédures du greffe, du classement de documents et du matériel du centre de documentation.

·          Assistance au greffe et aux cadres dans la production de la correspondance, des documents officiels, tels que procès-verbaux, appels d’offres, etc.

·          Dépouillement du courrier postal et électronique.

·          Numérisation quotidienne de la correspondance devant être acheminée aux diverses instances de gestion (Comité administratif, Conseil, comités, direction, etc.).

·          Mise à jour régulière des toutes les listes téléphoniques.

·          Mise à jour des diverses banques de données de la MRC.

·          Réservation des salles de réunion et faire les suivis appropriés.

·          Tenue à jour et achat de matériel de bureau.

·          Rédiger et corriger les documents des directeurs des différents services.

Exigences

·          DEC en bureautique ou équivalent.

·          Posséder un minimum de 2 ans d’expérience dans un travail similaire.

·          Maîtrise parfaite du français parlé et écrit.

·          Maîtrise de la suite informatique Office et d’internet.

·          Entregent, travail avec le public et service à la clientèle.

·          Être reconnu pour avoir un bon jugement et supporter la pression.

·          Acquisition rapide d’habiletés techniques nécessaires au travail.

·          Savoir organiser et planifier son travail de façon ordonnée.

·          Savoir faire preuve d’autonomie et d’une grande fiabilité.

·          Débrouillardise.

Compétences considérées comme un atout

·         Connaissance de la classification documentaire municipale.

·         Connaissance du monde municipal.

Conditions

Selon la convention collective en vigueur à la MRC.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae au plus tard le lundi 31 juillet à 11h00, à l’attention de :

Madame Line Laporte, directrice générale
et secrétaire-trésorière

MRC de Montcalm
1540, rue Albert, Sainte-Julienne (Québec)  J0K 2T0
Courriel :

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 MENTIONS LÉGALES

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